Como Escriturar Notas Fiscais Com Eficiência

Existem diversas obrigações que as empresas precisam cumprir para se manterem em dia com as autoridades fiscais. E uma delas é a escrituração de notas fiscais, que funciona como uma prestação de contas das movimentações do negócio ao Fisco.

Neste conteúdo, você confere como escriturar notas fiscais, as suas principais modalidades, a importância da escrituração fiscal e como a automatização pode ajudar o seu negócio nesse processo.

O que é a escrituração de notas fiscais

A escrituração de notas fiscais é o processo de registro sistemático e organizado de todas as notas fiscais emitidas e recebidas por uma empresa. Isso envolve o lançamento das informações contidas nas notas fiscais, como valor, data, impostos envolvidos e descrição dos produtos ou serviços.

Esse registro é essencial para garantir a correta apuração dos impostos e para manter a empresa em conformidade com a legislação fiscal brasileira. E também serve para fornecer uma visão detalhada sobre as operações comerciais da empresa, facilitando a análise contábil e fiscal.

Além disso, é um requisito legal que ajuda a evitar problemas com o Fisco, como multas ou penalidades por descumprimento de obrigações fiscais. A escrituração correta das notas fiscais também é fundamental para a geração de documentos fiscais e contábeis importantes, como o SPED Fiscal e o EFD Contribuições, que são enviados ao governo periodicamente.

Quais são os tipos de escrituração de notas fiscais?

O processo de escrituração de notas fiscais não é único. Existem diversos tipos, que variam de acordo com a natureza das operações da empresa e suas obrigações fiscais.

Abaixo estão os principais tipos:

Escrituração Fiscal Digital (EFD)

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como objetivo substituir o livro fiscal em papel pelo registro digital. Esse tipo de escrituração reúne as informações relacionadas ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Empresas que estão enquadradas no regime de apuração desses impostos devem enviar periodicamente a EFD ao Fisco. O processo é realizado por meio de um arquivo digital, que precisa seguir as regras definidas pela Receita Federal e pelas Secretarias de Fazenda estaduais.

Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições)

A EFD-Contribuições é outro módulo do SPED e está voltada para o registro digital das contribuições sociais, como o PIS/PASEP e a COFINS. Todas as empresas que estão sujeitas ao regime de apuração não-cumulativo ou cumulativo dessas contribuições devem apresentar a EFD-Contribuições.

Assim como a EFD, esse processo é feito por meio de arquivo eletrônico enviado mensalmente à Receita Federal, com informações detalhadas sobre as operações e os tributos incidentes.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), por sua vez, tem o objetivo de integrar as informações contábeis e fiscais de uma empresa para a apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Ela substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), que foi descontinuada. A ECF é obrigatória para todas as empresas sujeitas à tributação do IRPJ com base no lucro real, presumido ou arbitrado, e deve ser enviada anualmente à Receita Federal.

Escrituração de Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC)

Por fim, temos a Escrituração de Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC). Ela é específica para empresas que atuam no setor de combustíveis. Nesse tipo de escrituração, são registrados os dados sobre a entrada, saída e estoque de combustíveis.

O objetivo é garantir o controle fiscal e evitar fraudes no setor. O LMC deve ser mantido atualizado diariamente, sendo exigido pela ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis) e pelas autoridades fiscais estaduais.

Quando devo escriturar uma nota fiscal?

A escrituração de notas fiscais deve ser realizada sempre que há emissão ou recebimento de uma nota fiscal em uma transação comercial. Isso inclui a venda de produtos, a prestação de serviços e a compra de insumos ou mercadorias.

Além disso, a escrituração é obrigatória tanto para as empresas que emitem as notas quanto para aquelas que as recebem, pois é por meio desse processo que são registrados os tributos que incidem sobre as operações, como ICMS, IPI, ISS, PIS e COFINS.

É importante ressaltar que a escrituração deve ser feita periodicamente, conforme as obrigações fiscais da empresa, como o envio mensal do SPED Fiscal ou da EFD-Contribuições. Empresas que atuam em segmentos específicos, como o de combustíveis, também têm obrigações especiais de escrituração, como o LMC (Livro de Movimentação de Combustíveis), que deve ser atualizado diariamente.

E mesmo que a empresa não tenha realizado operações em determinado período, é fundamental que ela informe a ausência de movimentação, quando aplicável, para evitar problemas com o Fisco. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas e outras penalidades.

Porque notas fiscais devem ser escrituradas

A escrituração de notas fiscais é essencial para garantir a transparência e a regularidade das operações fiscais de uma empresa. Ela assegura que os tributos sejam apurados corretamente e evita problemas com o Fisco, como autuações por irregularidades ou sonegação fiscal.

Entre as vantagens da escrituração está a organização financeira e contábil. O registro detalhado das operações ajuda a empresa a controlar melhor suas despesas e receitas, além de oferecer uma visão clara dos tributos devidos e das compensações tributárias possíveis.

Além disso, a escrituração ainda permite evitar problemas fiscais que poderiam gerar multas e dificuldades para obter certidões negativas de débito, essenciais em processos de licitação e na busca por crédito. E não para por aí. A escrituração também facilita a geração de relatórios contábeis e fiscais, fundamentais para a administração do negócio e o cumprimento de obrigações tributárias.

Outro ponto importante é que a escrituração previne inconsistências nas declarações fiscais, o que pode levar à malha fina da Receita Federal e causar atrasos ou entraves nas atividades da empresa.

Assim, a escrituração de notas fiscais vai além do cumprimento legal — ela traz benefícios operacionais, financeiros e protege a empresa de complicações futuras com o Fisco.

Como fazer a escrituração de notas fiscais

O processo de escrituração de notas fiscais deve ser realizado com cuidado e atenção para garantir que as informações fiscais e contábeis da empresa estejam corretas e em conformidade com a legislação.

A seguir, você confere os passos para realizar a escrituração de forma eficiente:

• Organize os documentos fiscais: O primeiro passo é garantir que todas as notas fiscais emitidas e recebidas estejam devidamente organizadas. Isso inclui notas de venda, compra, prestação de serviços e entrada de mercadorias. A digitalização e o uso de softwares de gestão fiscal podem facilitar muito esse processo.
• Verifique as informações: Antes de iniciar a escrituração, confira se todos os dados das notas fiscais estão corretos, como CNPJ, descrição dos produtos ou serviços, valores, alíquotas de impostos, entre outros. Qualquer erro pode causar problemas na apuração dos tributos.
• Escolha o software adequado: A escrituração de notas fiscais é feita por meio de sistemas eletrônicos, como o SPED Fiscal, que exige a utilização de softwares compatíveis com o layout estabelecido pela Receita Federal. A escolha de uma ferramenta de gestão de documentos fiscais, como a Qive, facilita o preenchimento das informações e o envio dos dados.
• Preencha os registros obrigatórios: Para cada tipo de nota fiscal, devem ser informados todos os dados solicitados no sistema de escrituração, como valores, impostos e dados do fornecedor ou cliente. É fundamental seguir as regras específicas para cada tipo de documento fiscal, como EFD ou ECF.
• Envie os arquivos eletrônicos: Após a escrituração, os arquivos gerados devem ser transmitidos eletronicamente ao Fisco dentro dos prazos estabelecidos pela legislação. Para isso, é necessário ter um certificado digital válido, garantindo a autenticidade das informações enviadas.

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A escrituração de notas fiscais pode parecer um processo complexo e cheio de detalhes, mas com as ferramentas certas é possível simplificar e garantir que tudo seja feito de forma correta e eficiente. Automatizar e organizar a gestão fiscal da sua empresa ajuda a evitar erros e retrabalho, além de garantir o cumprimento das obrigações legais com mais segurança.

É aqui que a Qive entra em ação. Com as soluções para a gestão de documentos fiscais da Qive, você centraliza  o recebimento e o armazenamento de notas fiscais em um só lugar, automatizando tarefas e minimizando erros manuais.

A Qive também permite a integração ERPs e validações de arquivos SPED, validação C100D100 e muitas outras funcionalidades, tornando o processo de escrituração mais ágil e seguro. Assim, o seu negócio se mantém em conformidade com as exigências do Fisco, economizando tempo e recursos.

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